ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীট
বিভিন্ন সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানে কর্মচারীদের বেতন সংক্রান্ত হিসাব-নিকাশ রাখার জন্য উপর-নিচে দাগ কাটা একটি বড়ো মাপের কাগজে লিপিবদ্ধ করে রাখার প্রচলন আছে। এই ধরনের বড়ো মাপের কাগজগুলিকে স্প্রেডশীট (Spreadsheet) বলা হয়।
এখানে একাধিক সারি (Row) এবং কলামের (Column) সাহায্যে হিসাব-নিকাশের কাজকর্ম করা হয়। যেমন— কর্মচারীদের নাম, ঠিকানা, কাজের বিবরণ, দৈনিক ভাতা, মাসিক ভাতা, অতিরিক্ত কাজের ভাতাসহ অন্যান্য সমস্ত বিষয় সম্পর্কিত তথ্য দেওয়া থাকে।
এই ধরনের স্প্রেডশীটে সাধারণত হাতে লিখে সমস্ত তথ্য লিপিবদ্ধ করা হয়। কিন্তু কম্পিউটার ব্যবহারের প্রচলন হওয়ার সাথে সাথে এবং বিভিন্ন ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীট ব্যবহৃত হওয়ার ফলে এই ধরনের সাধারণ স্প্রেডশীটের চাহিদা অনেকটাই কমে গেছে। এর মূল কারণ হল সাধারণ স্প্রেডশীটে হিসাব হাতে লিখে করতে হয়, যার ফলে যোগ, বিয়োগের ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে।
হিসাবের কাজে অনেক সময় লাগে এবং একই হিসাব অনেকবার পরীক্ষা করতে হয়। এছাড়া হিসাবের বিষয়টি কয়েকটি নির্দিষ্ট কাজের মধ্যেই সীমাবদ্ধ থাকে। কিন্তু কম্পিউটারে ব্যবহৃত বিভিন্ন ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীটে এই ধরনের কোনো অসুবিধা নেই।
ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীটে সুবিধা সমুহ
ইলেকট্রনিক স্প্রেডশীটে যে সকল সুবিধা পাওয়া যায় সেগুলি হল—
- i) নির্ভুলভাবে এবং অবিশ্বাস্য দ্রুততায় গণনার কাজ করা যায়।
- ii) কোনো একটি বা একাধিক সংখ্যার পরিবর্তন করলে যোগফলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং নির্ভুলভাবে পরিবর্তিত হয়।
- iii) যে কোনো হিসাবকে ফাইল হিসাবে দীর্ঘদিন সংরক্ষণ করে রাখা যায়। প্রয়োজনের সময় পুরানো হিসাব পরিবর্তন করা যায়।
- iv) বিভিন্ন ফর্মুলা (Formula) ও ফাংশন (Function) ব্যবহার করা যায়, যাতে বড়ো কোনো হিসাবের কাজ অল্প সময়ে করা যায়।
- v) স্প্রেডশীটে ব্যবহৃত তথ্য দ্বারা বিভিন্ন চার্ট, গ্রাফ ইত্যাদি তৈরি করা যায়।
- vi) প্রয়োজনে প্রিন্টারের সাহায্যে কাগজে প্রিন্ট নেওয়া যায়।
অ্যাক্সেল-এর পরিচয় (Introduction to MS-Excel)
সমগ্র বিশ্বে সবচেয়ে বেশি এবং বহুল ব্যবহৃত স্প্রেডশীট সফটওয়্যারগুলির মধ্যে MS-Excel হল সর্বাধিক জনপ্রিয় একটি অ্যাপ্লিকেশন সফটওয়্যার। ১৯৯৫ সালে Microsoft Corporation Office ৯৫ প্যাকেজের সঙ্গে সর্বপ্রথম MS-Excel-এর ব্যবহার শুরু করে। ধীরে ধীরে এর সাহায্যে হিসাবের কাজ করার সুবিধার জন্য সাধারণ মানুষের কাছে এটি সর্বাধিক জনপ্রিয় স্প্রেডশীট হিসাবে পরিগণিত হয়েছে। এক্সেলের বিভিন্ন ভার্সন বা সংস্করণগুলির মধ্যে বর্তমানে Excel-2007, Excel-2010 ও Excel- ২০১৩ বেশি পরিচিত। আমাদের পাঠ্যংশে Excel-2007 সম্পর্কে আলোচনা করা হয়েছে।
MS-Excel শুরু করার পদ্ধতি (Starting Microsoft Office Excel)
কম্পিউটারে ব্যবহৃত অপারেটিং সিস্টেমের উপর এক্সেল অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রাম চালু বা শুরু করার পর্যায়ক্রমিক ধাপগুলি বিভিন্ন রকমের হতে পারে। এখানে Windows XP-র মাধ্যমে কম্পিউটারে বিভিন্ন পদ্ধতিতে MS-Excel খোলার পদ্ধতিগুলি নীচে উল্লেখ করা হল।
পদ্ধতি 1
প্রথমে, Start বটনে ক্লিক করতে হবে। এরপর All Programs-এ মাউস ক্লিক করতে হবে।
এরপর, All Programs-এর অন্তর্গত Microsoft Office ফোল্ডারে ক্লিক করে প্রাপ্ত তালিকা থেকে Microsoft Office Excel 2007 এ ক্লিক করতে হবে।
পদ্ধতি 2
প্রথমে , Start বটনের অন্তর্গত All Programs এ ক্লিক করে প্রাপ্ত তালিকা থেকে Accessories ফোল্ডারের তালিকা থেকে Run অপশনে ক্লিক করতে হবে।
এরপর, Run ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হলে Open: Text box-এ excel লিখে OK বটনে ক্লিক করতে হবে।
এরপর, ওখান থেকে Microsoft Office Excel 2007 এ ক্লিক করলেই ওপেন হয়ে যাবে।
MS-Excel-2007 ওয়ার্কবুক (MS-Excel 2007 Workbook) :
এম এস-এক্সেল 2007 খোলার সঙ্গে সঙ্গে Excel Workbook টি দেখা যায় [Fig-3]। কম্পিউটার প্রথমে এই ওয়ার্কবুকটিকে Book1 নামে চিহ্নিত করে। ফাইল Save করলে Book1-এর পরিবর্তে Title বারে ঐ ফাইলের নামটি দেখা যায়। প্রাথমিক অবস্থায় ওয়ার্কবুককে by default তিনটি Worksheet দেখা যায়। ওয়ার্কবুককে প্রদর্শিত বিভিন্ন অংশগুলোর পরিচয় নীচে উল্লেখ করা হল-
- (১) টাইটেল বার (Title Bar)
- (২) কুইক এক্সেস টুলবার (Quick Access Toolbar)
- (৩) অফিস বাটন (Office Button)
- (৪) রিবন (Ribbon)
- (৫) ওয়ার্কশীট (Worksheet)
- (৬) রো (Row)
- (৭) কলাম (Column)
- (৮) সেল (Cell)
এক্সেল ওয়ার্কবুকের কাজ
এক্সেল ওয়ার্কবুকের কোনো ওয়ার্কশীটে কী-বোর্ড থেকে অক্ষর টাইপ করে এক্সেলে কাজ করা যায়। যা ডেটা এন্ট্রি নামে পরিচিত। ওয়ার্কশীটের কোনো সেলে ডেটা এন্ট্রি করার সময় যে বিষয়গুলি লক্ষণীয় সেগুলি আলোচনা করা হল।-
- কোনো তারিখ (Date) লেখার সময় হাইফেন (-) বা স্ল্যাশ (/) চিহ্ন তারিখের অংশকে পৃথক করার জন্য লিখতে হবে। যেমন : 08-15-2014 অথবা 08/15/2014 ইত্যাদি।
- সময় বা Time লেখার সময় ঘন্টা , মিনিট ও সেকেন্ডকে কোলন (:) চিহ্ন দ্বারা পৃথক করে লিখতে হবে। AM বা PM বোঝানোর জন্য সময় উল্লেখ করে A বা P লিখতে হবে। অবশ্য P না লিখলে বা কোনো কিছু না লিখলে এক্সেল AM ধরে নেয়।
- কী-বোর্ড থেকে অক্ষর (Alphabet) টাইপ করলে সেগুলি বাম অ্যালাইনমেন্ট (Left Alignment) এবং সংখ্যাগুলি (Number) ডান অ্যালাইনমেন্ট (Right Alignment) অনুযায়ী হবে।
- কোনো সংখ্যার পূর্বে (0) শূন্য টাইপ করলে তা প্রদর্শিত হবে না যেমন 09 বা 009 লিখলে তা 9 হবে। যদি শূন্য কোনো সংখ্যার পূর্বে লিখতে হয় তাহলে আগে Apostrophe (‘) চিহ্ন টাইপ করে তারপর শূন্যসহ সংখ্যা লিখতে হবে। এক্ষেত্রে সংখ্যাটি টেক্সট হিসেবে গণ্য হবে এবং বাম অ্যালাইনমেন্ট অনুযায়ী হবে।
- কোনো Cell এ টেক্সট বা সংখ্যা টাইপ করার সময় সেল পয়েন্টারের নির্দিষ্ট সেলে রেখে সেই টেক্সট বা সংখ্যা টাইপ করতে হবে। কোনো টেক্সট এডিট করার সময় নির্দিষ্ট সেল সিলেক্ট করে মাউস বাটন ডাবল ক্লিক করলে অথবা কী-বোর্ডের F2 কী চাপলে উক্ত সেলে কার্সার প্রদর্শিত হবে এরপর প্রয়োজনীয় সংশোধন করে এন্টার চাপতে হবে।
